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Textform statt Schriftform im Arbeitsvertrag - Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer jetzt wissen müssen
Fachbeitrag im Arbeitsrecht
Schriftformklauseln in Arbeitsverträgen sind unwirksam - und das hat weitreichende Folgen
Viele Arbeitsverträge enthalten noch heute Klauseln, die für bestimmte Erklärungen zwingend die Schriftform vorschreiben. Was früher als rechtssicherer Standard galt, ist für Verträge ab dem 01.10.2016 nicht mehr zulässig. Der Gesetzgeber hat § 309 Nr. 13 BGB geändert und damit strengere Formvorschriften in allgemeinen Vertragsbedingungen verboten. Wer als Arbeitgeber seine Vertragsvorlagen nicht angepasst hat, riskiert erhebliche Rechtsunsicherheit – und verliert dabei ausgerechnet den Schutz, den die Schriftformklausel ursprünglich bieten sollte.
Was bedeutet Schriftform – und was ist die Textform?
Im deutschen Recht werden verschiedene Formstufen unterschieden. Die Schriftform nach § 126 BGB setzt voraus, dass ein Dokument eigenhändig unterschrieben wird. Ohne diese Unterschrift ist eine Erklärung in dieser Form nicht rechtlich bindend – das gilt für beide Seiten des Arbeitsverhältnisses.
Die Textform nach § 126b BGB ist weniger streng: Sie verlangt lediglich, dass eine Erklärung in dauerhaft lesbarer Form abgegeben wird und der Erklärende erkennbar ist. Eine E-Mail, eine SMS oder auch eine Nachricht über einen Messenger-Dienst können diese Anforderung erfüllen. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig.
Der wesentliche Unterschied liegt also im Beweisgehalt und in der formalen Verbindlichkeit. Während die Schriftform traditionell als sicherstes Beweismittel gilt, erlaubt die Textform mehr Flexibilität in der modernen Kommunikation – und trägt damit der Realität des digitalen Arbeitsalltags Rechnung. Entscheidend ist nun: Was der Gesetzgeber bei der Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen maximal fordern darf, hat sich seit 2016 grundlegend verändert.
Die gesetzliche Grundlage: § 309 Nr. 13 BGB
Mit einer Gesetzesänderung, die am 01.10.2016 in Kraft trat, hat der Gesetzgeber § 309 Nr. 13 BGB neu gefasst. Diese Norm regelt sogenannte Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit – das heißt, Klauseln, die gegen diese Regelung verstoßen, sind stets unwirksam, ohne dass es einer weiteren Interessenabwägung bedarf.
Der neue Wortlaut legt fest: In Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) darf für Anzeigen oder Erklärungen des Vertragspartners gegenüber dem Verwender oder einem Dritten keine strengere Form als die Textform verlangt werden. Da vorformulierte Arbeitsverträge in aller Regel als AGB eingestuft werden, gilt diese Regelung unmittelbar für das Arbeitsrecht.
Die Norm erfasst dabei drei Varianten unzulässiger Klauseln:
- Klauseln, die eine strengere Form als die Schriftform in notariell beurkundungspflichtigen Verträgen verlangen
- Klauseln, die eine strengere Form als die Textform in anderen Verträgen – also auch in Arbeitsverträgen – verlangen
- Klauseln, die besondere Zugangserfordernisse aufstellen
Für den Alltag in Arbeitsverhältnissen ist vor allem die zweite Variante relevant: Eine Klausel, die von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für bestimmte Erklärungen – etwa Urlaubsanträge, Kündigungen oder Widersprüche gegen Abmahnungen – zwingend die eigenhändige Unterschrift verlangt, verstößt gegen § 309 Nr. 13 BGB.
Welche Verträge sind von der Änderung betroffen?
Entscheidend ist der Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung. Betroffen sind alle Arbeitsverträge, die ab dem 01.10.2016 abgeschlossen wurden. Maßgeblich ist dabei das Datum, an dem beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben – nicht der tatsächliche Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Das hat konkrete Auswirkungen: Ein Arbeitsvertrag, der im September 2016 unterzeichnet wurde, das Arbeitsverhältnis aber erst im November 2016 beginnt, kann noch die alte Schriftformklausel enthalten – diese bleibt in diesem Fall wirksam. Umgekehrt gilt: Wurde der Vertrag im Oktober 2016 oder später unterschrieben, ist eine Schriftformklausel unwirksam, auch wenn das Arbeitsverhältnis zu einem früheren Termin gelten soll.
Für Arbeitgeber bedeutet das konkret: Sämtliche Musterverträge und Standardformulierungen, die nach dem 01.10.2016 verwendet wurden oder noch verwendet werden, müssen überprüft und angepasst werden. Das betrifft nicht nur neue Einstellungen, sondern auch alle Vertragsänderungen, die nach diesem Datum vereinbart wurden.
Folgen einer unwirksamen Schriftformklausel
Was passiert, wenn im Arbeitsvertrag noch die alte Schriftformklausel steht, obwohl der Vertrag nach dem 01.10.2016 abgeschlossen wurde? Die Antwort ergibt sich aus § 307 BGB, der die Unwirksamkeit unangemessener AGB-Klauseln regelt: Die betreffende Klausel ist unwirksam.
Das klingt auf den ersten Blick nach einem Problem des Arbeitgebers – tatsächlich trifft es jedoch beide Seiten des Arbeitsverhältnisses. Denn der eigentliche Zweck einer Schriftformklausel liegt in der Beweissicherung. Wenn nun keine wirksame Formvorschrift besteht, können Erklärungen auch mündlich abgegeben werden. Das führt zu erheblichen praktischen Unsicherheiten:
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Mündliche Erklärungen – zum Beispiel ein mündlicher Widerspruch gegen eine Abmahnung – wären grundsätzlich rechtlich wirksam.
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Der Nachweis, ob und wann bestimmte Erklärungen abgegeben wurden, wird im Streitfall deutlich schwieriger.
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Im Verfahren vor dem Arbeitsgericht fehlt die klare schriftliche Dokumentation, die die Klausel ursprünglich sichern sollte.
Arbeitgeber, die ihre Vertragsvorlagen nicht aktualisiert haben, stehen damit unter Umständen schlechter da als beabsichtigt – ausgerechnet weil sie an einer Klausel festhalten, die ihnen Rechtssicherheit bieten sollte.
Lassen Sie Ihre Arbeitsvertragsvorlagen rechtlich überprüfen, bevor im Streitfall die fehlende Beweissicherung zum Problem wird.
Vertragsänderungen nach dem 01.10.2016: Besondere Vorsicht geboten
Nicht nur neu abgeschlossene Verträge sind von der Gesetzesänderung betroffen. Auch bei nachträglichen Änderungen bestehender Arbeitsverträge besteht Handlungsbedarf. Wird ein Arbeitsvertrag nach dem 01.10.2016 geändert – etwa durch einen Nachtrag zu Gehalt, Arbeitszeit oder Aufgabenbereich –, sollte dabei stets auch die Formklausel überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Enthält der ursprüngliche Vertrag noch die alte Schriftformklausel und wird der Vertrag nachträglich geändert, ohne diese Klausel zu aktualisieren, kann es im Nachhinein zu Unklarheiten darüber kommen, welche Formvorschrift für welchen Teil des Vertrags gilt. Eine einheitliche und aktuell gültige Regelung ist hier klar vorzuziehen.
Die aktuelle Gesetzesfassung gibt vor: Die Textform ist das Maximum, das in AGB-Klauseln für Anzeigen und Erklärungen verlangt werden darf. Eine Formklausel, die ausdrücklich auf die Textform verweist, ist daher rechtlich zulässig und sinnvoll. Sie schafft ein Mindestmaß an Dokumentation – ohne die strengen Anforderungen der Schriftform aufzuerlegen, die seit der Gesetzesänderung in vorformulierten Verträgen nicht mehr zulässig sind.
Weitere Informationen zur rechtssicheren Gestaltung von Arbeitsverträgen und zur AGB-Kontrolle im Arbeitsrecht finden Sie hier.
Wann lohnt sich ein Anwalt für Arbeitsrecht?
Die Änderung des § 309 Nr. 13 BGB klingt auf den ersten Blick technisch – ihre Auswirkungen sind jedoch praktisch relevant, insbesondere wenn es zu Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommt. In folgenden Situationen ist anwaltliche Unterstützung sinnvoll:
Für Arbeitgeber: Wer mehrere Arbeitsverträge nach einem Standardmuster abgeschlossen hat, sollte diese Vorlagen überprüfen lassen. Eine unwirksame Schriftformklausel kann im Streitfall dazu führen, dass mündliche Vereinbarungen oder Erklärungen rechtlich anerkannt werden müssen – auch wenn sie nie dokumentiert wurden. Die präventive Vertragsgestaltung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht ist in der Regel deutlich günstiger als die spätere Streitbeilegung vor dem Arbeitsgericht.
Für Arbeitnehmer: Wer sich auf die Unwirksamkeit einer Schriftformklausel berufen möchte – etwa weil eine mündliche Erklärung rechtlich relevant ist –, sollte die individuelle Rechtslage klären lassen. Nicht jede Formklausel ist automatisch unwirksam. Es kommt auf den genauen Wortlaut der Klausel und auf den Zeitpunkt des Vertragsabschlusses an.
Im Streitfall allgemein: Wenn unklar ist, ob eine Erklärung wirksam abgegeben wurde, ob eine Frist gewahrt ist oder ob eine mündliche Vereinbarung rechtlich bindend ist, bietet anwaltliche Beratung Klarheit. Gerade im Arbeitsrecht, wo kurze Fristen und formale Anforderungen häufig entscheidend sind, sollte man sich nicht auf eine unsichere Rechtslage verlassen.
Eine Rechtsschutzversicherung übernimmt in vielen Fällen die Kosten einer arbeitsrechtlichen Beratung oder Vertretung. Es lohnt sich, den eigenen Versicherungsschutz vorab zu prüfen.
Fazit
Die Änderung des § 309 Nr. 13 BGB hat die Anforderungen an Formklauseln in Arbeitsverträgen grundlegend verändert. Schriftformklauseln in vorformulierten Verträgen, die ab dem 01.10.2016 abgeschlossen wurden, sind unwirksam. Die Folge: Erklärungen können auch mündlich abgegeben werden, und die beweissichernde Wirkung der Klausel entfällt vollständig.
Arbeitgeber sollten ihre Vertragsvorlagen überprüfen und anpassen, um Rechtssicherheit zu schaffen. Auch bei Vertragsänderungen nach dem 01.10.2016 ist eine Aktualisierung der Formklausel geboten. Die Textform ist das neue gesetzliche Maximum und eine sinnvolle, rechtskonforme Alternative zur alten Schriftformklausel.
Wer unsicher ist, ob die eigenen Vertragsvorlagen aktuell und rechtssicher sind, oder ob eine bestimmte Erklärung wirksam abgegeben wurde, sollte eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultieren.